How to Plannen 4: Email

veerlez_howtoplannen (Small)

Het bijhouden van je mail lijkt geen rocket science, aangezien we hier redelijk mee zijn opgegroeid heb je hier vast al je eigen manieren voor ontwikkeld. Maar toch merk ik dat mijn maiklboxen in de loop der jaren wat chaotischer worden. Vooral mijn mailaccount wat ik al meer dan 10 jaar heb, daar staat nog zoveel onzin in bewaard. Ik heb daar in de loop der jaren wel een soort ordening in gehad, maar mijn prioriteiten veranderen ook per jaar weer, dus erg handig is het niet altijd.

Hier wat handige tips om je mailbox te ordenen.

 Lopende mails

Dit begint al goed, lopende mails. Daarmee bedoel ik niet dat mijn mail pootjes krijgt en aan de wandel gaat, maar ik bedoel dat het mails zijn die over mijn lopende zaken gaan. Ik gebruik mijn inbox namelijk als to do lijstje, alle activiteiten waar ik actief (het heet niet voor niets ACTIviteiten toch?) mee bezig moet zijn op een dag staan in mijn inbox. Als ik de actie die uit mijn mail voort kom gedaan heb, dan ga ik hem pas verwerken. Hierdoor is mijn inbox altijd een actueel overzicht van wat er gedaan moet worden.

Overzicht houden

Al mijn lopende zaken waar ik niet mee verder kan zolang ik geen antwoord krijg, staan in mijn map afwachten.
En alle dingen die ik ooit moet oppakken, maar geen daadwerkelijke haast hebben komen in mijn mapje actie later.

Archiveren

Pas wanneer die acties weer afgehandeld zijn, verdwijnen de mails in de daadwerkelijke mappen van mijn archief.
Per lopend project heb ik een aparte map met vaak nog submappen. Zo heb ik voor mijn werk bij het congresbureau bijvoorbeeld een mapje van het specifieke congres en dan ook nog de submappen sprekers of inschrijvingen.

Durf ook weg te gooien

Ik ruim mijn mails heel erg op en probeer zoveel mogelijk mails weg te gooien zo nodig. Ik heb heel lang alle reacties die ik op mijn blog kreeg ook in mijn mail bewaard, wat een ruimtevullende actie was dat. Heeft één van jullie dat wel zo ingesteld? Gebruik je die mails ooit? Of zoek je gewoon de reactie op in je blog? De vraag die ik mijzelf stel wanneer ik weer mails bewaar is of ik ze echt nog nodig zal hebben. Dingen die ik wel standaard bewaar zijn inschrijfmails. Dus alle mails waarbij ik me registreer op websites met inlognamen of wachtwoorden erin. Deze heb ik vaak jaren na het aanmaken van het account nog nodig. Deze file ik al jaren onder het kopje handige informatie. Wat eigenlijk best onhandig is omdat dit wegvalt tussen al mijn projecten.

Denk goed na over de namen van je mappen

Het handige van de mapjes actie later en afwachten is dat ze ook allemaal bovenaan in het mappenrijtje staan omdat ze allemaal met de a beginnen. Daarom heb ik op het werk de map handige informatie de naam altijd handig gegeven. Omdat mijn werkmail heel anders is dan mijn persoonlijke mail, komen hier bijvoorbeeld mails in over protocollen of huisstijlrichtlijnen, alle onderwerpen die – je raadt het al, handig zijn om bij de hand te houden. Mijn inschrijvingen doe ik dan onder een submapje inschrijvingen. Al kan dit voor verwarring zorgen omdat ik bij het werk congres inschrijvingen heb en privé mijn inschrijvingen van websites. Wellicht moet ik toch eens nadenken of ik dat mapje privé niet anders kan gaan noemen om verwarring te voorkomen.

Mijn gouden tip

Als je belangrijke mails verstuurd die je ook in je archief wilt bewaren, denk aan bijvoorbeeld een sollicitatie. Zet jezelf dan in de Cc of Bcc. Hierdoor heb je de mail in je eigen inbox en kan je hem ook makkelijk in een mapje zetten. Ik deed dit voorheen niet, ik vond het onzin omdat ik ook een Sent Items had, maar daar kijk ik eigenlijk nooit in, omdat het veels te veel mails bij elkaar zijn. Door jezelf ook je sollicitaties te sturen, heb je ze allemaal overzichtelijk in een mapje. Ideaal toch?

Wat is jou gouden tip als het aankomt op email?

11 thoughts to “How to Plannen 4: Email”

  1. Haai! Wauw, ik ben even een tijdje “offline” geweest. Wat super leuk dat je naar mijn blogposts hebt doorgelinkt. Bedankt! En wat een fijne rubriek heb je opgezet. Goede tips, heb er echt wat aan. Vooral deze met de email is een verademing. Misschien dat ik na 1500 mails eindelijk mijn boeltje netjes geordend kan houden. Thanx!

  2. Mijn mailbox is soms ook een bende en het ordenen vind ik soms ook een beetje lastig. Maar ik vind de verdeling die jij hier beschrijft wel een goeie, dus ik ga het maar eens proberen. 🙂

Laat een reactie achter