Vorige week kwam  de eerste blogpost uit de serie How to Plannen online en wat kreeg ik daar veel reactie op! De post bestond uit een overzichtje welke manieren andere bloggers aanraden. Het bleek dat enorm veel lezers ook moeite hadden met het plannen en vooral het nakomen van de planningen.

Daarom wil ik in deze serie de zoektocht aan gaan met hoe je er voor kan zorgen dat je planning ook functioneel is en je hem ook na zal komen.

Het idee om deze serie over plannen te schrijven, ging al een hele tijd rond in mijn hoofd. Maar het bleef lange tijd bij een idee. Af en toe schreef ik iets op, maar als ik dat deed, kwamen er alleen maar meer ideeën en  ging ik steeds een andere richting op met mijn idee. De reden daarvoor was omdat het nog te abstract was in mijn hoofd. Het idee dat ik iets met mijn manier van plannen moest gaan doen, heeft zo een maand of twee door mijn hoofd gespookt. Ik heb er met verschillende mensen in mijn omgeving over gesproken, maar ik kwam er niet uit. De blogpost van 23 januari was een opzet die al lang klaar stond, maar het kwartje viel pas echt toen ik Getting Things Done van David Allen ging lezen.

Overzicht in je projecten

De conclusie die ik trok was dat mijn hoofd gewoon te vol is. Ik heb teveel lopende projecten die mijn aandacht nodig hebben. Hierdoor raken sommige activiteiten op de achtergrond en vergeet ik dingen. Hieronder een overzichtje met waar ik allemaal aan denk als ik aan mijn projectenlijst denk.

• Activiteiten op werk
• Klusprojecten in huis
• Blogideeën over de onderwerpen, de layout, de social media
• Mijn vrijwilligerswerk
• Mijn tweede baantje
• Het schoonmaken van mijn huis
• Vakantie in maart plannen
• Mijn fiets die ik echt een keer moet maken
• De doelen die ik mijzelf per maand stel

Doordat er zoveel verschillende projecten met verschillende doelen zijn, is het moeilijk om te focussen op dat ene project waar ik nu mee bezig ben.

De les die ik geleerd heb van David Allen is dat wanneer ik rust in mijn hoofd wil krijgen, ik eerst alle punten moet opschrijven die in mijn hoofd opkomen. Even een paar minuten alles opschrijven. Ook beter bekend over de braindump waar Anne recentelijk over schreef. Wanneer de tornado dan uit mijn hoofd is, kan ik me focussen op dit project.

Wat mij vooral opvalt is dat er veel punten best lang op mijn lijstje blijven staan. Wat David Allen daar over zegt is dat de punten dan niet concreet genoeg zijn. Ik moet specifieker zijn in wat ik precies moet doen. Precies wat ik in het begin van deze post benoem, het idee voor deze serie was nog te abstract.

Concretiseren

Zo heb ik bijvoorbeeld op mijn to do lijst staan dat ik op zoek moet naar een vakantie voor in maart, maar dat is niet concreet genoeg. Ik kan op vakantie gaan nog zo leuk vinden, het plannen gaat verdomd lastig als ik niet weet waar ik heen wil, hoeveel geld ik wil besteden of wat ik überhaupt wil doen.

Het is dus verstandig om de punten eerst stapsgewijs uit te schrijven. In het begin stond het me tegen om ook dit soort dingen uit te stippelen, maar ik merkte dat het wel degelijk verschil maakte. Ik laat dingen hierdoor minder lang op mijn to do list staan, je kan eerder iets afstrepen omdat het in kleine stapjes verdeeld is.

Prioriteiten aanbrengen

Het is ook slim om prioriteit in je to do list aan te brengen. Is het belangrijk dat deze activiteit vandaag plaats vind of kan het ook volgende week gebeuren? Wanneer je een taak voor volgende week op je lijst van vandaag zet, zal je deze eerder uitstellen. Zorg dat je een takenlijst hebt die overzichtelijk is en ook vooral; te vinden. Ik had bijvoorbeeld laatst (drukke periode op werk + tweede baantje = chaos in mijn hoofd) dat ik besloot activiteiten door te schuiven. Als ik druk ben schrijf ik alles op papiertjes om het maar niet te vergeten, maar vervolgens raakte ik de stapels weer kwijt. Er moet dus wel een systeem in zitten. Tegenwoordig heb ik op werk een boekje, waar ik elke bladzijde een datum heb gegeven en daar schrijf ik mijn taken voor die dag in. Stukken overzichtelijker.

Het gebruik van je agenda

Je agenda moet overzichtelijk blijven, dus je moet goed nadenken wat je er allemaal in noteert. David Allen raadt aan om de tijdgebonden afspraken en de dag gerelateerde taken te noteren, maar geen to do lijsten in je agenda te maken. Dit werkt blijkbaar storend. Ik gebruik al een paar jaar de Moleskine agenda met links de weekplanner en rechts de pagina om alles te noteren, blijkbaar helemaal verkeerd. Maar hij heeft wel gelijk, want mijn agenda sla ik dicht zodra ik ’s avonds thuis kom na een lange werkdag. Ik kijk dan totaal niet meer om naar welke to do lijstjes er in mijn agenda staan. Dus in mijn agenda alleen nog maar écht dag gebonden activiteiten en ook thuis een opschrijfboekje met per datum wat ik moet doen.

Conclusie: Schrijf concrete to do lijstjes, zorg dat je taken op de juiste dag staan en dat je takenlijst op een vaste plek ligt. Wanneer je op je to do lijst kan vertrouwen, zal je ook meer rust in je hoofd ervaren.