Als online ondernemer begrijp je dat het onmogelijk is om alles zelf te doen. Om jouw werkzaamheden effectief en efficiënt uit te voeren, is het vaak essentieel om bepaalde taken uit handen te geven. Het inhuren van een Virtual Assistant (VA) kan hierbij van onschatbare waarde zijn. Een Virtual Assistant is een professionele ondersteuner die op afstand diverse taken kan uitvoeren, zodat jij je kunt concentreren op jouw kernactiviteiten. Wil jij een Virtual Assistent inhuren? Lees dan hier waar je allemaal rekening mee moet houden!

Maar waar moet je rekening mee houden bij het inhuren van een Virtual Assistant? In dit artikel deel ik 5 belangrijke overwegingen die je in gedachten wilt houden.

In de afgelopen jaren als online ondernemer, heb ik meerdere Virtual Assistent ingehuurd. Daarnaast werk ik ook alweer een langere tijd zelf als Virtual Assistent. Ik heb dus van beide kanten ervaring met het werken met Virtual Assistents.
Wil je meer lezen over hoe ik ben begonnen als Virtual Assistent, je leest het een beetje in het maandoverzicht van september 2022.

Het leek me daarom fijn om een artikel te schrijven over welke werkzaamheden je makkelijk kunt overdragen aan een VA en hoe je dat het beste kunt organiseren. Daarnaast wil ik even kort ingaan op het selecteren van een VA die past bij jou onderneming.

Of je nu net begint als online ondernemer of al een gevestigde naam hebt, het inhuren van een Virtual Assistant kan jouw onderneming naar een hoger niveau tillen. Met de juiste overwegingen in gedachten, kun je een VA vinden die jouw specifieke behoeften begrijpt en jouw online onderneming ondersteunt op een manier die jouw succes bevordert.

Lees verder om te ontdekken hoe je jouw online onderneming kunt versterken door gebruik te maken van de expertise en ondersteuning van een Virtual Assistant.

Waarom wil je als online ondernemer taken uit handen geven?

Als online ondernemer is het essentieel om je te concentreren op de werkzaamheden waar je energie van krijgt en waarin je echt goed bent. Door taken uit handen te geven die niet tot jouw kernactiviteiten behoren, kun je meer tijd en ruimte creëren voor de zaken die wel energie geven.

Vaak doen we alles in onze eigen onderneming als online ondernemer. Je begint tenslotte alleen. Je leert alle taken die bij het ondernemen horen en daardoor ben je je eigen manusje van alles.

De taken die je doet omdat ze nou eenmaal moeten gebeuren, zijn vaak niet de taken waar jij energie van krijgt. Hoe fijn is het om de taken die jij zelf niet leuk vindt én die vaak in je bedrijf terug komen, uithanden te geven. Dit kan je makkelijk doen door een Virtual Assistent in te huren.

Welke werkzaamheden wil je uit handen geven?

Een belangrijke eerste stap bij het inhuren van een VA is om helder in kaart te brengen welke specifieke werkzaamheden je wilt uitbesteden. Dit kunnen bijvoorbeeld administratieve taken, customer support, social media management, content creatie of boekhouding zijn. Door duidelijk te definiëren welke taken je wilt overdragen, kun je gericht op zoek gaan naar een VA met de juiste vaardigheden en ervaring.

Dus maak eens een lijstje van taken die je eigenlijk helemaal niet meer leuk vindt. Of taken die heel vaak terugkomen waardoor je er heel veel tijd aan kwijt bent. Wanneer jij deze taken kan uitbesteden aan een VA, krijg jij weer meer tijd en vrijheid.

Bedenk dus goed, welke werkzaamheden kosten jou het meeste tijd en/of vind je niet leuk.

Dat kunnen zijn:

• administratieve zaken
• technische zaken
• social media management
• email marketing
• klantbeheer
• boekhouding

Het kan dus echt van alles zijn.

Hoe brief je een Virtual Assistent het beste?

Een goede communicatie met je VA is cruciaal voor een succesvolle samenwerking. Zorg dat jullie beide van te voren goed weten wat jullie van de samenwerking verwachten. Ik vind het zelf altijd fijn om van te voren duidelijk te bespreken hoe we communiceren. Is dat voornamelijk via de mail? Hoe kan je elkaar bereiken wanneer er spoed is?

Zorg dus voor een duidelijke briefing waarin je alle relevante informatie en verwachtingen communiceert. Geef hier heldere instructies, deadlines en bespreek eventuele specifieke wensen of vereisten die je hebt.

Bedenk ook dat je soms toegang moet geven tot bepaalde bedrijfsinformatie, denk aan wachtwoorden, branding of een beeldbank. Zorg dat alle informatie op één plek te vinden is en het voor jullie beide makkelijk werkbaar is.

Het is ook belangrijk om open te staan voor feedback en vragen van je VA, zodat de samenwerking voor beide kanten soepel verloopt.

Waar moet je verder allemaal nog rekening mee houden?

Bij het inhuren van een VA zijn er nog andere belangrijke aspecten waar je rekening mee wilt houden:

1. Ervaring en expertise: Kijk goed naar de ervaring en expertise van de VA. Past dit bij jouw specifieke behoeften? Ikzelf heb bijvoorbeeld al meer dan 20 jaar ervaring met het bouwen van websites, dat is dan ook wat ik het leukste vind om te doen. Je wilt mij bijvoorbeeld niet inzetten voor het schrijven van teksten. Zorg dat je duidelijk weet welke werkzaamheden je wilt uitbesteden en zoek een VA die deze werkzaamheden ook leuk vind om te doen. Je wilt tenslotte zorgen dat ook jouw Virtual Assistant werk doet wat zij leuk vindt.
   
2. Communicatie en beschikbaarheid: Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de communicatiekanalen die worden gebruikt en de beschikbaarheid van de VA. Hoe snel kun je respons verwachten? Is er sprake van tijdsverschillen die invloed kunnen hebben op de samenwerking?
   
   Ik beloof mijn vaste klanten altijd dat ik de werkzaamheden binnen 5 werkdagen uitvoer. Ook communiceer ik mijn vakanties ruim van te voren indien nodig. Zo ben ik bijvoorbeeld de komende maand september niet beschikbaar omdat ik de camino aan het lopen is.
   
3. Vertrouwelijkheid en beveiliging: Als je vertrouwelijke informatie deelt met je VA, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze informatie veilig wordt behandeld. Je zult waarschijnlijk wachtwoorden gaan delen, wanneer je VA gaat werken met je website of email. Maak gebruik van een veilige manier om wachtwoorden te delen zoals Lastpass.
   
4. Budget en betaling: Maak duidelijke afspraken over het budget en de betalingsvoorwaarden. Bepaal of je een uurtarief hanteert of dat er sprake is van een vast bedrag per project. Zorg ervoor dat beide partijen helderheid hebben over de financiële aspecten van de samenwerking.
   
5. Proefperiode en evaluatie: Overweeg om een proefperiode in te stellen waarin je kunt evalueren of de samenwerking naar wens verloopt. Dit geeft beide partijen de mogelijkheid om te wennen aan elkaars werkwijze en verwachtingen af te stemmen.

Het inhuren van een Virtual Assistent kan enorm bijdragen aan het succes van jouw online onderneming. Door taken uit handen te geven, kun je meer tijd besteden aan werkzaamheden die echt jouw kracht zijn. Zorg voor een goede communicatie, wees duidelijk in je briefing en houd rekening met belangrijke aspecten zoals ervaring, communicatie, vertrouwelijkheid, budget en evaluatie.

Wil je meer tijd en ruimte creëren voor jouw kernactiviteiten als online ondernemer? Dan is het inhuren van een Virtual Assistent misschien iets voor jou.

Zou jij een Virtual Assistent inhuren?